Phân Tích Chi Tiết Hai Tình Huống Phổ Biến Khi Team Thiếu Việc

Tình trạng team thiếu việc có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, nhưng nhìn chung sẽ rơi vào hai trường hợp chính:

1. Thiếu việc tạm thời (ngắn hạn, có khả năng phục hồi trong tương lai gần).

2. Thiếu việc dài hạn (công việc giảm kéo dài, không có dấu hiệu phục hồi hoặc tổ chức thay đổi chiến lược).

Dưới đây là phân tích chi tiết để bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp cho team của mình.

Tình huống 1: Thiếu việc tạm thời – Cần duy trì đội ngũ để sẵn sàng khi công việc quay lại

Đặc điểm nhận diện

• Công việc có xu hướng biến động theo mùa hoặc theo chu kỳ dự án (ví dụ: đầu năm ít dự án, cuối năm bùng nổ).

• Số lượng dự án ký mới có dấu hiệu phục hồi hoặc khách hàng đang trong giai đoạn tạm hoãn nhưng sẽ tiếp tục sau một thời gian.

• Công ty không muốn mất nhân sự giỏi vì việc sẽ quay lại sau một khoảng thời gian nhất định.

Giải pháp phù hợp

1. Giữ nhân sự & tận dụng khoảng thời gian ít việc
✅ Giao dự án nội bộ: Đẩy mạnh cải tiến quy trình, số hóa tài liệu, tối ưu công cụ để tăng hiệu quả khi công việc quay lại.
✅ Đào tạo & nâng cao kỹ năng: Tổ chức các buổi training về kỹ thuật, kỹ năng quản lý, hoặc cho nhân viên thử sức ở mảng khác.
✅ Hỗ trợ các bộ phận khác: Nếu một team có việc nhiều hơn, có thể điều chuyển nhân sự tạm thời để hỗ trợ (ví dụ: team triển khai ít việc có thể hỗ trợ team support hoặc pre-sales).

2. Tối ưu chi phí mà không làm mất người giỏi
✅ Giảm giờ làm hoặc cho nghỉ luân phiên: Nếu công ty cần tiết kiệm ngân sách, có thể điều chỉnh ca làm việc thay vì sa thải.
✅ Tận dụng làm việc từ xa (hybrid work): Nếu có thể, có thể cho nhân viên làm từ xa nhiều hơn để giảm chi phí vận hành văn phòng.
✅ Tạm hoãn tăng lương hoặc điều chỉnh phúc lợi không thiết yếu: Có thể thương lượng với nhân viên để duy trì nhân sự nhưng vẫn tối ưu chi phí.

3. Chuẩn bị sẵn sàng cho khi công việc quay lại
✅ Dự báo thời điểm công việc phục hồi: Dựa vào dữ liệu lịch sử để dự đoán khi nào workload tăng trở lại.
✅ Xây dựng quy trình onboarding nhanh: Nếu dự đoán sẽ cần thêm nhân sự, cần có kế hoạch tuyển dụng hoặc liên hệ với freelancer trước.
✅ Duy trì tinh thần tích cực trong team: Tránh tạo cảm giác bất an, giữ cho team luôn sẵn sàng khi công việc tăng trở lại.

🔹 Khi nào cần xem xét cắt giảm?

• Nếu tình trạng thiếu việc kéo dài hơn dự kiến mà công ty không thể tiếp tục gánh chi phí.

• Nếu có dấu hiệu rằng thị trường hoặc khách hàng thay đổi, khiến công việc không quay lại như trước.

Tình huống 2: Thiếu việc dài hạn – Cần cơ cấu lại nhân sự để đảm bảo hiệu quả

Đặc điểm nhận diện

• Công việc không có dấu hiệu tăng trưởng trở lại trong thời gian dài (ví dụ: công ty mất nhiều khách hàng lớn, thay đổi chiến lược, hoặc thị trường thu hẹp).

• Công ty đang thắt chặt chi tiêu nghiêm trọng, hạn chế tuyển mới và có khả năng đóng băng một số bộ phận.

• Một số vị trí hoặc vai trò không còn cần thiết do thay đổi trong mô hình kinh doanh.

Giải pháp phù hợp

1. Xác định chiến lược nhân sự dài hạn
✅ Xác định những vai trò quan trọng cần giữ lại: Ưu tiên giữ những nhân viên có kỹ năng đa dạng, có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau khi cần.
✅ Tái cơ cấu và luân chuyển nhân sự: Nếu có bộ phận khác đang thiếu người, có thể đề xuất nhân viên chuyển sang làm công việc mới thay vì sa thải.
✅ Tự động hóa & tối ưu quy trình: Nếu có công việc có thể thay thế bằng công nghệ, có thể đào tạo nhân sự hiện có để quản lý hệ thống thay vì giữ quá nhiều người làm công việc thủ công.

2. Nếu buộc phải cắt giảm, làm thế nào để giảm tác động tiêu cực?
✅ Cắt giảm dần theo từng giai đoạn: Nếu chưa chắc chắn về tương lai, có thể giảm từ từ thay vì sa thải hàng loạt.
✅ Hỗ trợ nhân viên tìm cơ hội mới: Nếu có nhân viên giỏi nhưng công ty không thể giữ, có thể giúp họ tìm cơ hội nội bộ hoặc giới thiệu sang các bộ phận khác.
✅ Duy trì liên hệ với nhân sự cũ: Nếu có thể, giữ liên lạc với cựu nhân viên để tuyển lại khi tình hình cải thiện.

🔹 Khi nào cần ra quyết định cắt giảm?

• Khi chi phí nhân sự không còn bền vững và không có tín hiệu phục hồi công việc.

• Khi công ty thay đổi chiến lược kinh doanh và một số bộ phận không còn phù hợp với định hướng mới.

• Khi có giải pháp thay thế (tự động hóa, thuê ngoài) giúp giảm sự phụ thuộc vào nhân sự cố định.

Tổng kết & Gợi ý cho Leader/Manager

Nếu team của bạn đang rơi vào tình huống thiếu việc tạm thời:

➡ Nên tập trung vào đào tạo, cải tiến quy trình, hỗ trợ bộ phận khác và tối ưu hóa nguồn lực mà không mất nhân sự quan trọng.
➡ Có thể áp dụng các biện pháp giảm giờ làm, tối ưu chi phí mà không làm nhân viên mất động lực.
➡ Chuẩn bị kế hoạch để mở rộng nhanh khi công việc quay lại.

Nếu team của bạn đang thiếu việc dài hạn:

➡ Cần đánh giá lại vai trò nhân sự, giữ lại những người quan trọng và tìm cách luân chuyển nội bộ.
➡ Nếu buộc phải cắt giảm, nên có kế hoạch thực hiện từng bước để tránh ảnh hưởng tinh thần toàn team.
➡ Tận dụng tự động hóa và chiến lược nhân sự linh hoạt để đảm bảo bộ phận vẫn có thể vận hành hiệu quả.

👉 Là một Leader/Manager, bạn cần đánh giá chính xác tình hình của team để đưa ra quyết định hợp lý nhất, cân bằng giữa chi phí, hiệu quả vận hành và tinh thần nhân sự.