Giải quyết tình trạng team thiếu việc – Góc nhìn của Leader/Manager

Tình trạng team thiếu việc có thể gây ảnh hưởng lớn đến năng suất, tinh thần nhân viên và hiệu quả vận hành của bộ phận. Đặc biệt, với các team có khối lượng công việc biến động theo mùa, theo dự án hoặc phụ thuộc vào đầu vào khó kiểm soát, rủi ro này càng cao. Là một Leader/Manager, bạn cần có phương án linh hoạt để duy trì động lực làm việc, tối ưu nhân sự và đảm bảo sẵn sàng khi công việc quay trở lại.

Dưới đây là phân tích chi tiết về các rủi ro và giải pháp thực tế.

1. Rủi ro khi team thiếu việc

⚠️ A. Mất động lực và hiệu suất nhân viên

• Nhân viên có thể cảm thấy chán nản, mất động lực do không có việc để làm.

• Nếu tình trạng kéo dài, họ có thể chủ động tìm công việc khác, khiến công ty mất nhân sự quan trọng.

⚠️ B. Lãng phí nguồn lực và chi phí vận hành

• Nhân viên vẫn nhận lương, nhưng không tạo ra giá trị, gây áp lực lên ngân sách bộ phận.

• Công ty có thể cân nhắc cắt giảm nhân sự, ảnh hưởng đến sự ổn định của team.

⚠️ C. Thiếu người khi công việc tăng trở lại

• Khi khối lượng công việc phục hồi, nếu team không đủ người hoặc thiếu kỹ năng, sẽ dẫn đến quá tải và giảm chất lượng dịch vụ.

⚠️ D. Khó kiểm soát đầu vào công việc

• Công việc có thể phụ thuộc vào khách hàng, dự án ký mới, hoặc yếu tố thị trường mà Leader không kiểm soát được.

2. Giải pháp thực tế dành cho Leader/Manager

✅ A. Tận dụng thời gian ít việc để nâng cao giá trị team

1. Giao dự án nội bộ

   • Cải tiến quy trình làm việc, tối ưu công cụ, xây dựng tài liệu hướng dẫn.

   • Chuẩn hóa checklist, template để tăng hiệu suất khi công việc quay trở lại.

2. Đào tạo & phát triển kỹ năng

   • Tổ chức training nội bộ hoặc khuyến khích nhân viên học thêm kỹ năng mới.

   • Nếu có công việc liên quan, có thể cho nhân viên thử nghiệm để phát triển đa kỹ năng (cross-training).

3. Luân chuyển công việc nội bộ

   • Nếu bộ phận khác đang thiếu người, có thể đề xuất nhân viên hỗ trợ để duy trì năng suất.

✅ B. Điều chỉnh nguồn lực để tối ưu chi phí mà không mất nhân tài

1. Cắt giảm giờ làm thay vì sa thải

   • Nếu cần tiết kiệm chi phí, có thể chuyển một số nhân viên sang chế độ part-time hoặc tạm nghỉ luân phiên.

2. Xây dựng mô hình nhân sự linh hoạt

   • Kết hợp nhân viên chính thức với freelancer hoặc hợp đồng thời vụ, giúp team dễ mở rộng hoặc thu hẹp khi cần.

3. Tạm hoãn tuyển dụng & kiểm soát nhân sự hợp lý

   • Nếu công ty thắt chặt chi tiêu, có thể tạm hoãn tuyển mới nhưng cần duy trì nhân sự cốt lõi để tránh thiếu hụt khi công việc quay lại.

✅ C. Chuẩn bị cho giai đoạn công việc tăng trở lại

1. Dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên dữ liệu

   • Phân tích khối lượng công việc theo mùa, theo dự án để dự báo thời điểm cần nhiều hay ít người.

2. Tận dụng tự động hóa

   • Ứng dụng công nghệ để giảm bớt công việc thủ công, giúp team làm việc hiệu quả hơn mà không cần tăng nhân sự quá nhiều.

3. Duy trì liên lạc với nhân viên cũ hoặc đối tác bên ngoài

   • Nếu bắt buộc phải cắt giảm, hãy giữ liên lạc với cựu nhân viên hoặc freelancer để có thể nhanh chóng mở rộng khi cần.

✅ D. Xây dựng chiến lược ổn định công việc cho team

1. Đa dạng hóa nguồn công việc

   • Nếu team quá phụ thuộc vào một loại công việc, hãy tìm cách mở rộng dịch vụ hoặc đề xuất hỗ trợ các bộ phận khác để duy trì ổn định.

2. Tối ưu quy trình phân bổ công việc

   • Sử dụng công cụ quản lý công việc (như NetSuite, Jira, Trello…) để đảm bảo workload được phân bổ hợp lý, tránh tình trạng người quá rảnh, người quá tải.

3. Giao tiếp minh bạch với nhân viên

• Nếu có giai đoạn ít việc, hãy trao đổi rõ ràng để nhân viên không lo lắng về tương lai.

• Giữ môi trường làm việc tích cực, tránh tâm lý “cắt giảm sắp tới” khiến nhân viên mất động lực.